Інструкція з пожежної безпеки в офісі: зміст і вимоги
Інструкція з пожежної безпеки в офісі встановлює зрозумілі правила для конкретного приміщення: як утримувати робочі зони та шляхи евакуації, де допускається використання електрообладнання, що необхідно контролювати перед завершенням роботи та як діяти працівникам у разі пожежі.
Тому універсальний текст із заміною назви підприємства не завжди вирішує завдання. Інструкція повинна враховувати фактичне планування офісу, кількість і розміщення працівників, евакуаційні виходи, наявні системи протипожежного захисту, електрообладнання та особливості експлуатації приміщень.
Ремарка від Антіфаєр: ця стаття пояснює структуру та практичний зміст інструкції для офісу. Вона не є універсальним готовим документом для будь-якого об'єкта. Конкретні положення необхідно адаптувати до приміщення та встановленого на ньому протипожежного режиму.
Для чого потрібна інструкція з пожежної безпеки в офісі
Правила пожежної безпеки в Україні передбачають розроблення та затвердження керівником об'єкта або уповноваженою ним посадовою особою інструкцій про заходи пожежної безпеки. Вони повинні враховувати пожежну небезпеку конкретних приміщень, технологічних процесів та обладнання.
Для звичайного офісу технологічні ризики зазвичай значно менші, ніж на виробництві, однак потенційних причин пожежі достатньо: електричне обладнання, подовжувачі, зарядні пристрої, кухонна техніка, обігрівачі, серверне обладнання, папір, меблі та інші горючі матеріали.
Інструкція має перетворити загальні вимоги пожежної безпеки на конкретні правила поведінки для людей, які працюють у цьому приміщенні.
Чому інструкцію потрібно адаптувати до конкретного офісу
Уявімо два офіси однакової площі. Перший розташований на одному поверсі невеликої адміністративної будівлі. Другий займає декілька поверхів бізнес-центру, має кухню, переговорні кімнати, серверну, архів і велику кількість відвідувачів.
Формально це два офіси, але умови експлуатації, маршрути евакуації, обладнання та порядок дій персоналу в них відрізняються.
Перед підготовкою інструкції варто зібрати вихідні дані:
- які приміщення входять до офісу;
- скільки людей зазвичай перебуває в них;
- де розташовані евакуаційні виходи;
- які системи протипожежного захисту встановлені;
- де знаходяться вогнегасники та інші передбачені засоби;
- яке електрообладнання використовується;
- чи є кухня, серверна, архів, складські або технічні приміщення;
- хто відповідає за відповідні питання пожежної безпеки;
- який порядок дій установлений для працівників.
Інструкція з пожежної безпеки в офісі: скачати зразок
Що має бути передбачено в інструкції з пожежної безпеки
Зміст документа формується з урахуванням конкретного об'єкта. Для офісних приміщень доцільно передбачити правила утримання приміщень та евакуаційних шляхів, експлуатації обладнання, застосування відкритого вогню та проведення пожежонебезпечних робіт, порядок огляду приміщень після завершення роботи, а також дії працівників у разі пожежі.
| Розділ | Що потрібно визначити |
|---|---|
| Приміщення | Правила утримання робочих, допоміжних і технічних зон |
| Евакуація | Вимоги до шляхів і виходів та недопустимість їх захаращення |
| Електрообладнання | Правила безпечної експлуатації офісної техніки та електроприладів |
| Пожежонебезпечні роботи | Порядок їх організації, якщо такі роботи можуть проводитися |
| Куріння та відкритий вогонь | Встановлені для об'єкта обмеження |
| Засоби пожежогасіння | Правила доступу та базовий порядок застосування |
| СПЗ | Заборона самовільного втручання та порядок реагування на сигнали |
| Завершення роботи | Що необхідно оглянути або відключити відповідно до встановленого порядку |
| Пожежа | Послідовність дій після виявлення ознак пожежі |
1. Утримання офісних приміщень
Інструкція повинна встановлювати правила, які зменшують імовірність виникнення та поширення пожежі під час повсякденної роботи.
Залежно від офісу варто визначити:
- вимоги до утримання робочих та допоміжних приміщень;
- місця, де допускається зберігання паперу, пакування та інших матеріалів;
- правила для архівів, комор і технічних приміщень;
- заборону накопичення горючих матеріалів біля електрощитів та іншого обладнання, де це створює небезпеку;
- необхідність підтримувати доступ до вогнегасників, пожежних кран-комплектів та іншого передбаченого обладнання;
- правила використання побутових приміщень і кухонної техніки.
Формулювання мають бути конкретними. Фраза «дотримуватися пожежної безпеки» практично нічого не пояснює працівнику. Значно корисніше визначити, які саме дії дозволені, заборонені або необхідні.
2. Евакуаційні шляхи та виходи
Інструкція має нагадувати працівникам про правила експлуатації передбачених шляхів евакуації. Коридор або вихід може відповідати проєкту, але втратити практичну функціональність, якщо перед дверима поставили меблі, коробки або офісне обладнання.
У документі варто передбачити:
- заборону захаращення передбачених евакуаційних шляхів і виходів;
- необхідність підтримувати доступ до дверей евакуаційних виходів;
- заборону самовільної зміни передбаченого режиму експлуатації таких дверей;
- порядок реагування працівників на сигнал про необхідність евакуації;
- необхідність виконувати встановлені для об'єкта правила евакуації.
Не плутайте два документи: інструкція визначає правила та дії працівників, а план евакуації графічно показує маршрути й іншу передбачену інформацію. Один документ не слід автоматично вважати заміною іншого.
3. Електрообладнання та офісна техніка
Комп'ютери, монітори, принтери, зарядні пристрої, мережеве обладнання та кухонна техніка є звичайною частиною офісу. Саме тому правила їх експлуатації повинні бути зрозумілими працівникам.
В інструкції доцільно визначити:
- заборону використання обладнання з очевидними ознаками несправності;
- порядок повідомлення про пошкоджені розетки, кабелі та електроприлади;
- правила використання електронагрівальних і побутових приладів;
- недопустимість самовільного втручання працівників в електрощити та електромережі;
- яке обладнання має бути відключене після завершення роботи відповідно до встановленого на об'єкті порядку.
Не варто механічно вписувати в інструкцію вимогу «вимкнути абсолютно всі електроприлади». Частина обладнання — наприклад, серверне, мережеве або обладнання систем безпеки — може працювати безперервно. Документ повинен відповідати реальній схемі експлуатації офісу.
4. Вогневі та інші пожежонебезпечні роботи
Навіть якщо в офісі щодня не використовують відкрите полум'я, під час ремонту можуть виконуватися зварювальні, різальні та інші роботи, здатні створити додаткову пожежну небезпеку.
Тому в інструкції варто зафіксувати, що такі роботи не виконуються працівниками довільно, а організовуються відповідно до встановленого на об'єкті порядку та вимог пожежної безпеки.
Це особливо актуально для офісів, розташованих у бізнес-центрах, де ремонтні роботи одного орендаря потенційно можуть впливати на інші приміщення.
5. Куріння та використання відкритого вогню
Інструкція повинна відповідати встановленому на об'єкті протипожежному режиму. У ній необхідно чітко визначити заборони та порядок щодо куріння і використання відкритого вогню там, де це актуально.
Небажано використовувати розмиті формулювання на кшталт «курити обережно». Працівник повинен однозначно розуміти, які дії у приміщенні заборонені.
6. Вогнегасники та первинні засоби пожежогасіння
Інструкція не повинна перетворюватися на технічний посібник із розрахунку кількості вогнегасників. Це окреме питання. Для працівника важливіше знати:
- де розташовані передбачені засоби пожежогасіння;
- що доступ до них не можна перекривати меблями або речами;
- у яких випадках допускається їх застосування;
- що гасіння не повинно створювати додаткової небезпеки для людини;
- що при пожежі першочерговими залишаються повідомлення про подію та безпечна евакуація людей відповідно до встановленого порядку.
Підбір типу вогнегасника краще розглядати в окремому спеціалізованому матеріалі, а не дублювати його в офісній інструкції.
7. Що передбачити щодо систем протипожежного захисту
Якщо офіс обладнаний пожежною сигналізацією, системою оповіщення, протидимним захистом або іншими СПЗ, працівникам не потрібно знати всю технічну будову систем. Але вони повинні розуміти правила поведінки, пов'язані з їх роботою.
До інструкції можна включити:
- заборону самовільного відключення або блокування елементів СПЗ;
- заборону закривати сповіщувачі предметами чи виконувати інші дії, що можуть перешкоджати їх роботі;
- порядок повідомлення відповідальної особи про виявлену несправність;
- дії персоналу після отримання сигналу про пожежу;
- правила, пов'язані з конкретними системами, встановленими на об'єкті.
8. Що перевіряти після завершення роботи
Окремий практичний розділ інструкції — порядок огляду приміщень після закінчення роботи. Він повинен бути реалістичним: потрібно визначити, хто і що перевіряє, а не використовувати загальну фразу «оглянути приміщення».
Залежно від організації роботи це може передбачати перевірку:
- обладнання, яке повинно бути відключене;
- кухонних та нагрівальних приладів;
- відсутності очевидних ознак перегріву або іншої небезпеки;
- стану приміщень, де протягом дня проводилися роботи;
- відсутності перешкод на передбачених шляхах евакуації;
- закриття приміщень відповідно до встановленого порядку.
Якщо офіс працює цілодобово або позмінно, цей розділ необхідно адаптувати до фактичного режиму роботи.
9. Дії працівників у разі пожежі
Це один із найважливіших розділів. Працівник не повинен під час пожежі шукати довгу інструкцію та намагатися зрозуміти складний юридичний текст. Послідовність дій має бути простою та однозначною.
Інструкція повинна визначати порядок:
- повідомлення про пожежу за номером 101 із передаванням необхідної інформації;
- оповіщення людей відповідно до прийнятого на об'єкті порядку;
- евакуації працівників і відвідувачів;
- повідомлення відповідальних осіб відповідно до внутрішнього порядку;
- застосування первинних засобів пожежогасіння, якщо це можливо без небезпеки для людини;
- виконання інших передбачених для конкретного об'єкта дій.
Пріоритет — безпека людей. Працівник не повинен наражати себе на небезпеку заради гасіння пожежі або порятунку майна. Якщо вогонь, дим чи інші небезпечні фактори унеможливлюють безпечні дії, необхідно залишити небезпечну зону передбаченим маршрутом.
Повний порядок дій при пожежі вже розглядається Антіфаєр в окремому нормативному матеріалі «Порядок дій у разі пожежі». Тому тут ми не дублюємо його, а визначаємо, що саме необхідно адаптувати для офісної інструкції.
10. Відповідальні особи та обов'язки працівників
Фраза «відповідальний за пожежну безпеку відповідає за все» не створює ефективної системи. Працівники повинні розуміти власні обов'язки, а відповідальні особи — межі своїх функцій.
У документах підприємства залежно від його структури визначають відповідальних та відповідні обов'язки. В інструкції важливо не створювати суперечностей із наказами та іншими локальними документами.
Питання організації пожежної безпеки ширше розкривається в матеріалі «Організаційні заходи щодо забезпечення пожежної безпеки». Нова офісна інструкція не повинна дублювати весь цей нормативний блок.
Практична структура інструкції з пожежної безпеки для офісу
Замість копіювання універсального документа з Інтернету зручніше використати структуру, яку потім заповнити правилами конкретного офісу.
| № | Розділ інструкції | Що адаптувати |
|---|---|---|
| 1 | Загальні положення | Об'єкт, приміщення, сфера дії документа |
| 2 | Утримання приміщень | Робочі зони, кухня, архів, серверна, допоміжні приміщення |
| 3 | Евакуаційні шляхи | Фактичні виходи та правила їх утримання |
| 4 | Електрообладнання | Техніка, побутові прилади, обладнання безперервної роботи |
| 5 | Пожежонебезпечні роботи | Чи можливі вони та який порядок застосовується |
| 6 | Куріння та відкритий вогонь | Встановлені для об'єкта правила та заборони |
| 7 | Засоби пожежогасіння | Фактично наявні засоби та доступ до них |
| 8 | Системи протипожежного захисту | Які системи є та що повинен знати персонал |
| 9 | Завершення роботи | Що, ким і коли перевіряється |
| 10 | Дії при пожежі | Конкретний алгоритм для працівників цього офісу |
Це не готовий нормативний шаблон, а каркас для підготовки документа. Наповнення кожного розділу потрібно перевіряти щодо конкретного об'єкта.
Типові помилки під час підготовки інструкції
Проблема багатьох офісних інструкцій полягає не у відсутності тексту, а в тому, що текст не відповідає реальному приміщенню.
| Помилка | Чому це проблема |
|---|---|
| Скопійована інструкція іншої компанії | Може містити приміщення, обладнання та процедури, яких фактично немає |
| Застарілі маршрути або назви приміщень | Документ не враховує перепланування офісу |
| Занадто загальні формулювання | Працівнику незрозуміло, що конкретно потрібно робити |
| Нереалістичний порядок відключення обладнання | Не враховуються сервери та інші системи безперервної роботи |
| Немає зв'язку з установленими СПЗ | Працівники не розуміють значення сигналів та своїх дій |
| Суперечності з іншими документами | Інструкція, накази та фактичний порядок дій визначають різні правила |
Коли інструкцію потрібно переглядати
Не варто орієнтуватися лише на календар. Документ потрібно підтримувати актуальним щодо фактичного стану офісу.
Підставою перевірити його зміст можуть бути:
- перепланування приміщень;
- зміна евакуаційних маршрутів;
- переїзд в інший офіс;
- зміна режиму роботи;
- створення серверної, архіву або інших нових зон;
- встановлення або модернізація СПЗ;
- суттєві зміни електрообладнання;
- зміна відповідальних осіб або внутрішніх процедур;
- виявлення недоліків, які показали, що чинний порядок дій недостатній.
Хороший критерій актуальності: працівник, який прочитав інструкцію сьогодні, повинен отримати інформацію про офіс у його сьогоднішній конфігурації, а не про планування та обладнання кількарічної давнини.
Чек-лист перед затвердженням інструкції
| Перевірка | Контрольне питання |
|---|---|
| Об'єкт | Чи відповідає текст фактичному плануванню та призначенню приміщень? |
| Евакуація | Чи враховані реальні евакуаційні виходи та встановлений порядок евакуації? |
| Обладнання | Чи врахована техніка, яка реально використовується в офісі? |
| СПЗ | Чи відповідає інструкція фактично встановленим системам? |
| Вогнегасники | Чи знає персонал, де знаходяться передбачені засоби? |
| Пожежа | Чи зрозуміла послідовність дій без додаткових пояснень? |
| Відповідальні | Чи узгоджені обов'язки з іншими документами підприємства? |
| Завершення роботи | Чи зрозуміло, що саме потрібно перевіряти і хто це робить? |
Потрібно перевірити пожежну безпеку офісу?
Фахівці Антіфаєр допоможуть оцінити фактичний стан об'єкта, системи протипожежного захисту та організаційні заходи, визначити проблемні місця й підготувати рекомендації щодо їх усунення.
Аудит та консалтинг з пожежної безпеки
Поширені запитання
Чи можна завантажити готову інструкцію з пожежної безпеки для офісу та просто змінити назву компанії?
Використовувати типовий документ як основу можна лише після його перевірки та адаптації. Інструкція повинна враховувати фактичне планування, обладнання, евакуаційні виходи, встановлені системи та порядок роботи конкретного офісу.
Хто затверджує інструкцію про заходи пожежної безпеки?
Відповідно до Правил пожежної безпеки в Україні інструкції затверджуються керівником об'єкта або уповноваженою ним посадовою особою. Конкретний внутрішній порядок має відповідати організаційній структурі підприємства.
Чи потрібно включати в інструкцію порядок дій при пожежі?
Так. Працівникам має бути зрозуміло, як повідомити про пожежу, як організовується оповіщення та евакуація, кого необхідно повідомити всередині підприємства та які інші дії передбачені для конкретного об'єкта.
Чи є інструкція та план евакуації одним документом?
Ні. Інструкція встановлює правила пожежної безпеки та порядок дій, тоді як план евакуації є графічним документом для об'єктів, де його наявність передбачена відповідними вимогами.
Чи потрібно описувати в інструкції пожежну сигналізацію?
Немає потреби перетворювати офісну інструкцію на технічний паспорт СПС. Достатньо визначити правила, важливі для персоналу: не втручатися в роботу системи, повідомляти про несправності та правильно реагувати на сигнал про пожежу.
Чи потрібна окрема інструкція для серверної?
Це залежить від особливостей об'єкта та встановленого порядку пожежної безпеки. Серверна має специфічне електричне обладнання та може бути обладнана окремими системами захисту, тому її особливості в будь-якому разі потрібно врахувати в документації об'єкта.
Коли потрібно оновлювати інструкцію?
Документ необхідно підтримувати актуальним. Його зміст варто перевіряти після перепланування, зміни режиму експлуатації, встановлення нового обладнання або СПЗ, зміни відповідальних осіб та інших змін, які впливають на передбачені інструкцією правила.
